Polisi Preifatrwydd

Polisi Preifatrwydd

Mae Levercliff Associates Ltd wedi llunio’r polisi hwn i ddangos ein hymrwymiad i gyfuno gwasanaethau o’r radd flaenaf â’r lefel orau o uniondeb wrth ddelio â’n cleientiaid, ein cyflenwyr, ein cymdeithion a’n staff. Mae’r polisi yn esbonio sut rydym yn storio ac yn defnyddio gwybodaeth am unigolion a sefydliadau. Caiff ei asesu’n barhaus yn erbyn arferion busnes, technolegau newydd ac anghenion newidiol pawb yr ydyn ni’n delio â nhw.

Gofynnwn ichi ddarllen y polisi hwn yn ofalus gan fod ynddo wybodaeth bwysig am yr hyn i’w ddisgwyl pan rydym yn casglu gwybodaeth amdanoch a sut gellir defnyddio’r wybodaeth honno.

Mae’r polisi hwn yn berthnasol i’r wybodaeth a gasglwn am:

– bobl sy’n cyflawni busnes â ni/yn cofrestru ar gyfer ein gwasanaethau;

– pobl sy’n holi am ein gwasanaethau;

– pobl sy’n ymgeisio am swyddi; a

– phobl sy’n ymweld â’n gwefan.

1 Pwy sy’n casglu eich data?

Cesglir y data gan Levercliff Associates Limited (Rhif Cwmni [04599692]) o 1 y Felin Lifio, Canolfan Fusnes Brynkinalt, y Waun, Wrecsam, Cymru, LL14 5NS.

2 Y wybodaeth a gasglwn amdanoch chi

2.1 Yn gyffredinol

Pan fyddwch yn cyflawni busnes â ni, yn cofrestru ar gyfer ein gwasanaethau neu’n ymrwymo i gontract â ni, mae’n bosibl y byddwn yn casglu’r wybodaeth bersonol ganlynol gennych, os yw’r wybodaeth yn berthnasol i’r mater yr ydym yn delio ag ef:

  • Enw:
  • Cyfeiriad post, cyfeiriad e-bost a rhifau ffôn;
  • Dyddiad geni;
  • Amgylchiadau teuluol, cymdeithasol a’ch ffordd o fyw;
  • Manylion ariannol a rhif yswiriant gwladol; a
  • Gweithgareddau busnes y sawl yr ydym yn prosesu ei fanylion.

Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn casglu gwybodaeth y dywedir ei bod mewn ‘categori arbennig’. Gallai gynnwys:

  • Manylion am iechyd meddwl neu gorfforol;
  • Tarddiad ethnig neu hil
  • Credoau crefyddol neu gredoau arall o natur debyg
  • Euogfarnau troseddol
  • Tueddfryd rhywiol

Weithiau, fe allwn gael gwybodaeth amdanoch o ffynonellau eraill (megis asiantaeth gwirio credyd) y byddwn yn ei hychwanegu at y wybodaeth sydd gennym amdanoch eisoes er mwyn ein helpu i ddarparu gwasanaethau.

2.2 Drwy gyfrwng ein gwefan

Os ewch i’n gwefan, mae’n bosibl y byddwn yn casglu’r wybodaeth ganlynol: gwybodaeth dechnegol, gan gynnwys y cyfeiriad protocol rhyngrwyd a ddefnyddiwyd i gysylltu eich cyfrifiadur â’r we, math o borwr a’r fersiwn, parth amser, mathau o ategion porwr a’r fersiynau, platfform a system weithredu, gwybodaeth am eich ymweliad, gan gynnwys Lleolwyr Adnoddau Unffurf (URLs), y clic-ffrwd i’n gwefan, drwyddi ac ohoni (gan gynnwys dyddiad ac amser), eitemau yr edrychoch arnynt neu y chwilioch amdanynt, amseroedd ymateb tudalennau, gwallau lawrlwytho, hyd ymweliadau â thudalennau penodol, gwybodaeth rhyngweithio â’r dudalen (megis sgrolio, cliciau, a gwrthrychau dan lygoden), dulliau a ddefnyddir i bori ymaith oddi wrth y dudalen, rhwydweithiau cymdeithasol a ddefnyddiwyd i bori ein tudalennau ac unrhyw rifau ffôn a ddefnyddiwyd i’n ffonio.

2.3 ategorïau arbennig o ddata

Rydym yn cydnabod dau gategori penodol o ddata personol sy’n haeddu lefelau gwarchodaeth gwahanol:

Mae gwybodaeth bersonol adnabyddadwy yn cynnwys, er enghraifft, cyfeiriadau e-bost, gwybodaeth bilio, statws cyflogaeth a data ‘clic-ffrwd’ sy’n tracio gweithgaredd ymwelwyr ar Wefan neu wasanaeth ar-lein.

Mae is-set o’r categori hwnnw, Data Sensitif, yn haeddu trefniadau diogelu ychwanegol. Mae Data Sensitif yn cynnwys, er enghraifft, data cyfrinachol Cleientiaid, rhifau ffôn cartref unigolion, Cyfrif Banc, rhifau Treth Incwm ac Yswiriant Gwladol, nodiadau cyfweliad, CVs, ayb. Os yw eich perthynas â ni yn cynnwys darparu inni Ddata Sensitif, byddwn yn gwarchod y wybodaeth honno â gofal ychwanegol. Ni fyddwn yn rhannu Data Sensitif y tu allan i’n busnes, oni fod un o’r tair sail unigol i wneud hynny’n gyfreithlon (gweler cymal 3 isod) yn weithredol, a byddwn yn rhoi’r cyfle ichi optio allan o rannu’r wybodaeth hon yn ein sefydliad ni.

Rydym yn casglu Gwybodaeth Bersonol Adnabyddadwy a Data Sensitif dim ond os oes angen busnes dilys i wneud hynny.

3 Pam ein bod yn casglu eich data?

Rydym yn dibynnu’n bennaf ar dair sail unigol i brosesu eich gwybodaeth yn gyfreithlon. I ddechrau, mae’n bosibl y bydd angen inni brosesu eich gwybodaeth mewn ffyrdd penodol i ddarparu ein nwyddau neu ein gwasanaethau ichi. Mae’r prosesu hwn yn angenrheidiol i gyflawni’r contract rhyngom ni. Yn ail, os ydych wedi rhoi eich cydsyniad inni ddefnyddio eich gwybodaeth mewn ffyrdd penodol, byddwn yn dibynnu ar eich cydsyniad. Yn drydydd, mewn achosion penodol mae’n bosibl y byddwn yn prosesu eich gwybodaeth, lle bo angen, i hybu ein buddiannau dilys, os nad yw’r buddiannau dilys hynny’n cael eu disodli gan eich hawliau neu’ch buddiannau chi.

Weithiau, mae’n bosibl y byddwn yn dibynnu ar seiliau cyfreithiol eraill i brosesu eich gwybodaeth megis er mwyn gwarchod buddiannau allweddol i fywyd y defnyddiwr (megis os oes perygl bod niwed ar fin digwydd) neu er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithlon.  Mae’n bosibl y byddwn hefyd yn casglu data er mwyn gwneud archwiliadau credyd neu dwyll, i atal a chanfod troseddau neu er mwyn cyflawni ein rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol.

Mewn rhai achosion cewch ddweud wrthym eich dewis o safbwynt amlder, testun a/neu fformat ein gohebiaethau. Cysylltwch â ni am wybodaeth bellach.

4 Gyda phwy y byddwn yn rhannu eich gwybodaeth?

Mae’n bosibl y byddwn yn rhannu data perthnasol â’n cynrychiolwyr neu ag asiantaethau casglu dyledion os oes angen.  Mewn rhai achosion cewch ddweud wrthym eich dewis o safbwynt datgelu i drydydd partïon. Cysylltwch â ni am wybodaeth bellach.

5 Am faint bydd eich gwybodaeth yn cael ei chadw?

Byddwn yn cadw eich data am gyn hired ag sy’n ofynnol i gyflawni ein contract â chi. Ar ôl hynny, fe’i cedwir am gyfnod o chwe blynedd. Os rhowch inni gydsyniad penodol i gadw eich data, byddwn yn ei gadw am gyn hired ag y credwn y gallai fod gennych ddiddordeb yn ein nwyddau neu ein gwasanaethau, neu nes eich bod yn tynnu eich cydsyniad yn ôl.

6 Gwybodaeth farchnata

Mae’n bosibl y bydd arnom eisiau rhoi ichi wybodaeth am wasanaethau neu gynhyrchion eraill y credwn y byddant o ddiddordeb ichi, os yw hynny er eich budd chi. Yn yr achos hwnnw, byddwn yn gofyn am eich cydsyniad. Os ydych yn cytuno inni roi ichi wybodaeth farchnata yna, fel y nodir uchod, gallwch wastad optio allan yn ddiweddarach.

Ni fyddwn byth yn gwerthu data personol, gan gynnwys rhestrau postio, ymlaen i drydydd parti.

7 Sut ydym yn gwarchod eich gwybodaeth?

Rydym yn rhoi ar waith weithdrefnau diogelwch a mesurau technegol a threfniadol priodol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Gallai hyn gynnwys, mewn rhai achosion, amgryptio data a defnyddio cyfrineiriau. Byddwn yn defnyddio ymdrechion rhesymol i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol. Fodd bynnag, dylech gofio nad yw defnyddio’r rhyngrwyd yn gwbl ddiogel ac am y rheswm hwn ni allwn sicrhau diogelwch na chywirdeb unrhyw wybodaeth bersonol sy’n cael ei throsglwyddo gennych chi neu ichi drwy’r rhyngrwyd.

8 Gweld eich gwybodaeth a diweddaru a chywiro eich gwybodaeth

8.1 Mae gennych hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gennym amdanoch chi. Os hoffech gael copi o ran neu’r cyfan o’ch gwybodaeth bersonol, anfonwch e-bost i marketing@levercliff.co.uk neu anfon llythyr at Fintan O’Leary yn Levercliff Associates, 1 Y Felin Lifio, Canolfan Fusnes Brynkinalt, y Waun, Wrecsam, Cymru, LL14 5NS.

8.2 Rydym eisiau sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir ac yn ddiweddar. Os oes unrhyw ran o’r wybodaeth a roddwch inni yn newid, er enghraifft, os ydych yn newid eich cyfeiriad e-bost, eich enw neu fanylion talu, cofiwch roi’r manylion cywir inni drwy anfon e-bost i marketing@levercliff.co.uk neu drwy anfon llythyr at Fintan O’Leary yn Levercliff Associates, 1 y Felin Lifio, Canolfan Fusnes Brynkinalt, y Waun, Wrecsam, Cymru, LL14 5NS. Gallwch chi ofyn inni, neu gallwn ni ofyn ichi, gywiro gwybodaeth yr ydych chi neu ni’n meddwl ei bod yn anghywir, a chewch hefyd ofyn inni ddileu gwybodaeth sy’n anghywir.

8.3 Mae Fintan O’Leary yn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’r polisi preifatrwydd hwn ac mae gennym weithdrefnau ar waith i sicrhau y gwneir pob ymdrech resymol i roi sylw i bryderon am eich data.  Os oes gennych unrhyw gwestiynau am y polisi hwn neu ynglŷn â sut rydym yn delio â’ch gwybodaeth bersonol, cysylltwch â Fintan O’Leary.

8.4 Bydd Levercliff Associates yn dal i sicrhau bod y polisi hwn yn cael ei weithredu ac y cydymffurfir ag ef, a bydd yn ei addasu i adlewyrchu newidiadau mewn technoleg a disgwyliadau pawb rydym yn delio â nhw.

8.5 Mae gennych hawl gwneud cwyn unrhyw adeg i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO), awdurdod goruchwylio’r DU dros faterion diogelu data. Mae’r manylion i’w gweld yn www.ico.org.uk.

9 Gwerthu’r busnes

Os caiff ein busnes ei werthu neu ei integreiddio â busnes arall, mae’n bosibl y caiff eich manylion eu datgelu i’n cynghorwyr ac unrhyw ddarpar brynwyr a’u cynghorwyr a chânt eu pasio ymlaen i berchnogion newydd y busnes.

10 Dolenni i wefannau eraill

Mae’n bosibl y ceir dolenni i wefannau eraill yn ein gwefan. Nid yw’r polisi preifatrwydd hwn ond yn weithredol ar gyfer ein gwefan ni, felly pan gysylltwch â gwefannau eraill, dylech ddarllen polisïau preifatrwydd y rheini.